Uno de los programas más utilizados en las oficinas y escuelas del mundo, Excel, desarrollado por Microsoft, es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas.
Cómo convertir un Excel a PDF: paso a paso
Por otro lado, ideado por Adobe, el formato PDF (Portable Document Format) es el formato de documentos portátiles, con él puedes distribuir documentos digitales independiente del software, hardware o sistema operativo donde se visualiza.
Convertir nuestra hoja de cálculo (Excel) a PDF nos permitirá compartir nuestras presentaciones, gráficas, informes o archivos sin que estos se vean modificados a la hora de ser visualizados en pantallas o enviados por correo.
Si tú haces uso constante de Excel y quieres saber cómo convertir tu hoja de cálculo a PDF, aquí te decimos.
Para convertir Excel a PDF tenemos dos opciones:
- “Guardar como”
Si tu archivo ya tiene el formato final que le quieres dar, no lo guardes automáticamente.
Primero haz clic en la opción “guardar como”, selecciona la carpeta en la que se ubicará, asigna el nombre que le corresponda y en la opción “Tipo” seleccione “PDF”, por último da clic en “Guardar” y listo.
- “Exportar”
Haz clic en “Archivo”, después en “Exportar”, luego da clic en la opción “Crear documento PDF/XPS”. Este paso nos va abrir la ventana de publicar como PDF o XPS, ponle su nombre al archivo y selecciona la ubicación donde se guardará.
Tienes que fijarte que en el apartado “Tipo” esté como PDF, si no es el caso, simplemente lo seleccionamos y le damos clic al botón publicar. Al presionar el botón publicar, vamos a convertir el archivo de Excel a un PDF.
Dato: Al convertir el archivo de Excel a PDF, el Excel pasará a un tamaño de hoja de A4 automáticamente, por lo que es importante que la información no se pase de esos límites. De lo contrario, se nos crearía una nueva hoja en el PDF y visualmente no sería muy buena para ser presentada. Pero no te preocupes, puedes ajustarlo.
Revisa y toma en cuenta el orden que sigue Excel para que conozcas cómo saldrá tu archivo al convertirlo a PDF y no se combine o desfase alguna hoja.